Διαδικτυακή Εφαρμογή για τη Διαχείριση Εγγραφών και Πληρωμών σε Επιστημονικά Συνέδρια

Η οργάνωση και παρακολούθηση ενός επιστημονικού συνεδρίου απαιτεί αποτελεσματικά εργαλεία που να υποστηρίζουν τόσο τις εγγραφές των συμμετεχόντων όσο και τη διαχείριση των πληρωμών. Για τον σκοπό αυτό, σχεδιάστηκε μια διαδικτυακή εφαρμογή που καλύπτει όλο το φάσμα της διαδικασίας, από την αρχική εγγραφή έως την τελική εξόφληση.

 Προσωποποιημένη ροή εγγραφής

Κάθε διοργανωτής έχει τη δυνατότητα να δημιουργήσει τη δική του προσαρμοσμένη ροή εγγραφής. Η φόρμα συλλέγει τα βασικά στοιχεία των συμμετεχόντων, ενώ παρέχει ευελιξία ώστε να προστεθούν προσαρμοσμένα πεδία, όπως για παράδειγμα η ανάρτηση αρχείων που αφορούν φοιτητική ταυτότητα.

Εξειδικευμένα πεδία για ομιλητές

Σε περιπτώσεις που η εγγραφή αφορά ομιλητές, η εφαρμογή ανοίγει νέα στάδια πλοήγησης με επιπλέον φόρμες. Εκεί καταχωρίζονται ειδικά δεδομένα, όπως οι συγγραφείς, οι λέξεις-κλειδιά και η ανάρτηση επιστημονικών εντύπων.

Υποβολή και έγκριση εγγράφων

Μετά τη μεταφόρτωση αρχείων που απαιτούν έγκριση (π.χ. φοιτητική ταυτότητα, περίληψη, poster ή πλήρες άρθρο), ενημερώνεται αυτόματα η ομάδα διαχείρισης του συνεδρίου. Οι διοργανωτές έχουν πρόσβαση σε ένα ολοκληρωμένο περιβάλλον διαχείρισης, μέσα από το οποίο μπορούν να παρακολουθούν όλες τις εγγραφές και να εγκρίνουν τα υποβληθέντα έγγραφα.

Αυτόματος υπολογισμός κόστους και πρόσθετες επιλογές

Στη συνέχεια, οι συμμετέχοντες οδηγούνται στη σελίδα πληρωμής, όπου εμφανίζεται το αυτόματα υπολογισμένο κόστος συμμετοχής. Ο υπολογισμός λαμβάνει υπόψη τον τύπο εγγραφής, την περίοδο καταβολής του ποσού και τον αριθμό των υποβληθέντων εργασιών. Επιπλέον, δίνεται η δυνατότητα επιλογής πρόσθετων χρεώσεων, όπως δείπνα ή εκδρομές.

Τιμολόγηση και παραστατικά

Στη φόρμα πληρωμής οι χρήστες επιλέγουν αν επιθυμούν απόδειξη ή τιμολόγιο. Σε περίπτωση τιμολογίου, εμφανίζονται νέα πεδία για την καταχώριση των απαραίτητων στοιχείων τιμολόγησης.

Πληρωμές με κάρτα από όλο τον κόσμο

Τέλος, το σύστημα υποστηρίζει ηλεκτρονικές πληρωμές μέσω τραπεζικών καρτών, ανεξαρτήτως χώρας έκδοσης, διασφαλίζοντας ευκολία και προσβασιμότητα για όλους τους συμμετέχοντες.